Si tiene que cancelar una boda, debe saber cómo usar la etiqueta adecuada. Al avisar con la mayor antelación posible a todas las partes afectadas, pronto podrá dejar atrás las molestias.
Notificación de proveedores
La primera tarea al cancelar una boda es notificar a los proveedores. Dependiendo de la cantidad de notificación que proporcione, es posible que pueda obtener un reembolso total o parcial de cualquier depósito o prepago.
Cómo acceder a la carta de cancelación de muestra
Se puede acceder a la carta de cancelación de muestra seleccionando la imagen o el pie de foto arriba. Para descargar la muestra, deberá tener instalado Adobe Reader en su computadora. Una vez descargada a su computadora, puede editar la muestra para adaptarla a sus necesidades e imprimirla.
Notificación por escrito
Por lo general, es recomendable notificar a los proveedores por escrito y enviar la carta con la confirmación de entrega. Al hacerlo, se asegura que el vendedor reciba un aviso formal, que muchas veces es requerido por un contrato. Sin embargo, para protegerse, envíe un aviso por escrito a todos los proveedores, incluso si no se requiere en el contrato. El envío de una notificación por escrito evita que un proveedor alegue posteriormente la falta de conocimiento sobre la cancelación e intente obtener el pago total de sus servicios en virtud del contrato.
Orden de notificación del proveedor
Comience con el proveedor con el costo más alto, es decir, el que pague más. Es muy probable que este sea tu lugar de recepción. Luego puede pasar a aquellos proveedores que cuestan menos, en el orden de su gasto. Esto lo ayudará a asegurarse de que se notifique a todos los proveedores y que su inversión financiera esté lo más protegida posible. Verifique también las fechas de cancelación en su contrato, para evitar que le cobren porque no les dio la notificación adecuada.
Proporcione el aviso lo antes posible, a más tardar una semana después de saber que la boda se canceló.
Notificar a los invitados
Una vez que se haya notificado a todos los proveedores, es hora de centrar su atención en notificar a los invitados.
A quién notificar
Los primeros invitados en avisar deben ser los padres, hermanos, abuelos y otros parientes cercanos, seguidos por los miembros del cortejo nupcial y otras personas que tengan deberes especiales asignados el día de su boda.
Solo notifique a cada invitado en su lista de invitados si ya ha enviado invitaciones. Si no ha enviado invitaciones, solo necesita avisar a los invitados con los que ha hablado sobre la boda. Avise lo antes posible para que los huéspedes puedan cancelar cualquier plan de viaje que hayan hecho con la menor repercusión posible.
Cómo enviar notificaciones
La notificación a los huéspedes se puede realizar por correo ordinario en forma de carta de notificación o por correo electrónico. La notificación por correo electrónico puede obtener más respuestas, tanto buenas como malas, de los huéspedes debido a la facilidad para responder. Enviar una carta por correo requiere una pequeña inversión en papel y suministros de correo, pero por lo general genera menos respuestas. No necesita enviar avisos de cancelación impresos profesionalmente en papel caro; bastará con una carta impresa en casa en papel normal.
Qué decir
Independientemente del método de notificación, solo necesita informar a los invitados:
- Que se cancela la boda en la fecha prevista originalmente
- Que lamenta la cancelación y espera que el cambio de planes no afecte demasiado a sus horarios
- Que los invitados serán notificados si hay una reprogramación de la fecha
No es necesario que digas por qué se canceló la boda. Esa es información privada que es suya para compartir como desee. Además, no es necesario que indique que los obsequios recibidos anteriormente se devolverán al donante, ya que esto puede hacer que algunos invitados se sientan mal por no haberle enviado un obsequio.
Devolución de regalos
La etiqueta adecuada dicta que los regalos recibidos por una pareja que luego cancela su boda deben devolverse al remitente. No devuelve los regalos a la tienda para obtener un reembolso del método de pago del donante. Depende del donante determinar si desea un reembolso o qué desea hacer con el regalo.
Devuelva los regalos en el plazo de un mes a partir de la notificación de la cancelación a los huéspedes. Envíe todos los obsequios con seguimiento y notificación de entrega para estar seguro de que todos los paquetes llegaron al destinatario previsto.
Para efectivo u otros obsequios financieros, escriba un cheque al donante desde su cuenta por la misma cantidad. Envíe el cheque con seguimiento y notificación de entrega.
Cancelaciones de última hora
Cuando una boda se cancela en el último momento, no es posible avisar con mucha antelación. En este caso, aún debe notificar a los proveedores e invitados sobre la cancelación, pero puede hacerlo por teléfono:
- Para los huéspedes:la notificación telefónica de una cancelación de última hora no necesita ser seguida por una carta. Es aceptable dejar un mensaje de correo de voz si no se comunica con el huésped. Sin embargo, aún debe devolver todos los regalos.
- Para proveedores:haga un seguimiento de una notificación telefónica con una carta escrita, preferiblemente dentro de una semana. Aunque en este caso es poco probable que obtenga mucho o ningún reembolso del proveedor, aún podría evitar que el proveedor ordene productos o participe en otro trabajo en su nombre, lo cual apreciarán.
Solicitar ayuda
Obtener ayuda para notificar a proveedores e invitados puede facilitar el proceso. Por supuesto, es de esperar que pueda dividir las tareas entre usted y su ex prometido. Sin embargo, si el trabajo recae únicamente sobre tus hombros, puedes pedir ayuda a tu dama de honor, a otras damas de honor o a tus padres.
Asignación de tareas
Solo debe notificar a los proveedores; esto se debe a que la mayoría de los proveedores no confiarán en la notificación de un tercero que no sea parte del contrato. Por lo tanto, debe notificar a todos los proveedores.
Aquellos a quienes solicite ayuda pueden notificar a los invitados o devolver paquetes en su nombre. Para evitar que los invitados se confundan acerca de lo que está pasando, solo haga que los ayudantes se comuniquen con los invitados que conocen. El aviso de una persona desconocida puede causar confusión, lo que hace que su teléfono suene sin parar debido a las llamadas de los invitados que se preguntan qué está pasando. Además, solo pide que cada ayudante solo haga unas 20 llamadas para evitar aprovecharlas.
Lo que debería decir la ayuda
Cuando actúe en su nombre notificando a los invitados, aquellos que lo ayuden deben ser corteses y directos. No es necesario que se desvíen de lo que usted diría o explicaría. Por lo tanto, puede proporcionar un breve resumen a todas las personas que contrate para ayudarlo a asegurarse de que lo que digan sea apropiado y no profundice en información privada. Puede optar por crear una hoja de cálculo corta o una lista de viñetas como guía.
Cancelación de su boda
Aunque desagradable, el proceso de cancelar una boda es bastante factible. Al emprender la tarea, puede optar por solicitar la ayuda de amigos cercanos o familiares, lo que puede resultar en que el trabajo se complete más rápido.